Panduan Pengguna

Tutorial Izin Request Melalui Website Pehadir

Cara Membuka Menu Request di Menu Time Management:

1. Pilih halaman Time Management di sebelah kiri, lalu klik Request.

2. Klik tombol + Request di pojok kanan atas untuk membuat pengajuan baru.

3. Sistem akan menampilkan daftar permintaan yang sudah diajukan, beserta statusnya pada halaman Request Employee.

1. Tutorial Pengajuan Permohonan Izin Terlambat (Late) pada Menu Request.

Izin datang terlambat (Late) adalah permohonan yang diajukan oleh karyawan ketika tidak dapat hadir tepat waktu di tempat kerja karena alasan tertentu, seperti kemacetan parah, kendaraan mogok, cuaca buruk, atau kendala transportasi. Pengajuan ini bertujuan agar keterlambatan tercatat secara resmi dalam sistem kehadiran perusahaan dan tidak dianggap sebagai ketidakhadiran tanpa keterangan, serta untuk menjaga kedisiplinan karyawan.

Langkah-langkah Cara Mengajukan Request Izin Terlambat (Late):

1. Pada kolom Select Employee, pilih nama karyawan yang mengajukan permohonan secara manual dari daftar yang tersedia (contoh: 32310011 – SANUDIN).
2. Pada kolom Select Type, pilih jenis permintaan Late untuk mengajukan izin datang terlambat.
3. Di kolom Title, isi dengan judul (seperti: Permohonan Izin Datang Terlambat).
4. Di kolom Content, isi alasan dengan jelas (seperti: contoh pada gambar di bawah).
5. Jika ada bukti seperti foto atau dokumen pendukung, klik Pilih File pada kolom Attachment dan unggah file terkait. (Optional).
6. Setelah semua data terisi, tekan Submit. Atau bisa klik Draft untuk menyimpan jenis permintaan, dan mengirimkannya nanti.
Contohnya bisa dilihat pada gambar di bawah ini.

7. Jika konfirmasi permintaan berhasil, akan muncul pop-up notifikasi dengan pesan Created Data Request successfully!, Lalu klik OK.

Status persetujuan pada halaman Request Employee (Late) akan ditampilkan sebagai "Approved" apabila permohonan izin atau request telah disetujui oleh atasan atau pihak yang berwenang. Jika permohonan masih dalam proses peninjauan, maka status akan muncul sebagai "Pending", sesuai dengan tahapan proses yang sedang berlangsung.

Status: Pending.

Status: Approved.

2. Tutorial Pengajuan Permohonan Izin Umum (General) pada Menu Request.

Request General adalah fitur yang digunakan untuk mengajukan izin atau permohonan yang tidak termasuk dalam kategori khusus seperti cuti, keterlambatan, atau sakit. Jenis request ini bersifat umum dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan karyawan, misalnya permohonan izin menghadiri acara keluarga, keperluan pribadi mendesak, atau urusan administratif.

Langkah-langkah Cara Mengajukan Request Izin Umum (General):

1. Pada kolom Select Employee, pilih nama karyawan yang mengajukan permohonan secara manual dari daftar yang tersedia (contoh: 32310011 – SANUDIN).
2. Pada kolom Select Type, pilih jenis permintaan General untuk mengajukan izin Umum.
3. Di kolom Title, isi dengan judul (seperti: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja).
4. Di kolom Content, isi alasan dengan jelas (seperti: contoh pada gambar di bawah).
5. Jika ada bukti seperti foto atau dokumen pendukung, klik Pilih File pada kolom Attachment dan unggah file terkait. (Optional).
6. Setelah semua data terisi, tekan Submit. Atau bisa klik Draft untuk menyimpan jenis permintaan, dan mengirimkannya nanti.
Contohnya bisa dilihat pada gambar di bawah ini.

7. Jika konfirmasi permintaan berhasil, akan muncul pop-up notifikasi dengan pesan Created Data Request successfully!, Lalu klik OK.

Status persetujuan pada halaman Request Employee (General) akan ditampilkan sebagai "Approved" apabila permohonan izin atau request telah disetujui oleh atasan atau pihak yang berwenang. Jika permohonan masih dalam proses peninjauan, maka status akan muncul sebagai "Pending", sesuai dengan tahapan proses yang sedang berlangsung.

Status: Pending.

Status: Approved.

3. Tutorial Pengajuan Permohonan Izin Sakit (Sick) pada Menu Request.

Request Sakit (Sick) adalah fitur pada aplikasi Pehadir yang digunakan untuk mencatat izin tidak masuk kerja karena alasan kesehatan.
Dalam fitur ini, hanya admin atau HR yang dapat melakukan penambahan request atas nama karyawan.
Karyawan yang sakit perlu menginformasikan kondisinya kepada HR, dan disarankan untuk menyertakan surat keterangan dari dokter sebagai bukti pendukung. Surat tersebut dapat digunakan sebagai dasar pertimbangan saat HR mencatat izin sakit ke dalam sistem.

Langkah-langkah Cara Mengajukan Request Izin Umum (General):

1. Pada kolom Select Employee, pilih nama karyawan yang mengajukan permohonan secara manual dari daftar yang tersedia (contoh: 32310011 – SANUDIN).
2. Pada kolom Select Type, pilih jenis permintaan Sick untuk mengajukan izin di karenakan Sakit.
3. Di kolom Title, isi dengan judul (seperti: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja Karena Sakit).
4. Di kolom Content, isi alasan dengan jelas (seperti: contoh pada gambar di bawah).
5. Jika ada bukti seperti foto atau surat keterangan sakit dari dokter, klik Pilih File pada kolom Attachment dan unggah file terkait. (Optional).
6. Setelah semua data terisi, tekan Submit. Atau bisa klik Draft untuk menyimpan jenis permintaan, dan mengirimkannya nanti.
Contohnya bisa dilihat pada gambar di bawah ini.

7. Jika konfirmasi permintaan berhasil, akan muncul pop-up notifikasi dengan pesan Created Data Request successfully!, Lalu klik OK.

Status persetujuan pada halaman Request Employee (Sick) akan ditampilkan sebagai "Approved" apabila permohonan izin atau request telah disetujui oleh atasan atau pihak yang berwenang. Jika permohonan masih dalam proses peninjauan, maka status akan muncul sebagai "Pending", sesuai dengan tahapan proses yang sedang berlangsung.

Status: Pending.

Status: Approved.

4. Tutorial Pengajuan Permohonan Izin Cuti (Leave) pada Menu Request.

Izin Leave adalah izin resmi yang di berikan oleh perusahaan atau pihak berwenang kepada seorang karyawan untuk tidak masuk kerja dalam waktu tertentu. Istilah Leave sering di artikan sebagai Cuti atau Libur.
Izin Leave merupakan bagian dari kebijakan perusahaan yang memungkinkan karyawan untuk mengambil jeda dari tugasnya sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Langkah-langkah Cara Pengisian Form Request Cuti (Leave):

1. Select Employee: Pilih nama karyawan yang akan mengajukan cuti.
2. Select Type: Pilih Leave sebagai jenis permintaan.
3. Title: Isi dengan judul (seperti: Pengajuan Cuti Tahunan).
4. Start Date & End Date: Masukkan tanggal mulai dan berakhirnya cuti sesuai kebutuhan.
5. Leave Type: Silakan pilih opsi Cuti Tahunan atau Cuti Menikah, sesuai dengan jenis cuti yang akan diajukan. Pastikan jenis cuti yang dipilih sudah sesuai dengan keperluan dan kondisi Anda.
6. Employee Delegation: Pilih rekan kerja yang akan menangani tugas sementara selama anda cuti.
7. Content: Isi alasan dengan jelas (seperti: contoh pada gambar di bawah).
8. Attachment (Optional)

Cuti Tahunan: Tidak wajib, tapi bisa melampirkan dokumen pendukung jika ada.
Cuti Menikah: Disarankan melampirkan undangan atau surat keterangan nikah.

9. Setelah semua data terisi, tekan Submit. Atau bisa klik Draft untuk menyimpan jenis permintaan, dan mengirimkannya nanti.
Contohnya bisa dilihat pada gambar di bawah ini.

Scroll ke bawah untuk melihat opsi berikutnya.

10. Jika konfirmasi permintaan berhasil, akan muncul pop-up notifikasi dengan pesan Created Data Request successfully!, Lalu klik OK.

Status persetujuan pada halaman Request Employee (Leave) akan ditampilkan sebagai "Approved" apabila permohonan izin atau request telah disetujui oleh atasan atau pihak yang berwenang. Jika permohonan masih dalam proses peninjauan, maka status akan muncul sebagai "Pending", sesuai dengan tahapan proses yang sedang berlangsung.

Status: Pending.

Status: Approved.

5. Tutorial Pengajuan Permohonan Izin Pinjaman (Loan) pada Menu Request.

Pinjaman atau Loan adalah fasilitas yang diberikan perusahaan kepada karyawan berupa uang yang bisa dipinjam untuk keperluan pribadi tertentu, dengan kesepakatan bahwa pinjaman tersebut akan dikembalikan melalui potongan gaji dalam jangka waktu tertentu.
Biasanya, jumlah pinjaman, cicilan, dan potongan tiap bulan disesuaikan dengan kebijakan perusahaan dan kemampuan karyawan dalam mengembalikannya.

Langkah-langkah Cara Mengajukan Pinjaman Gaji:

1. Select Employee: Pilih nama karyawan yang akan mengajukan pinjaman.
2. Select Type: Pilih tipe request: Loan.
3. Title: Isi judul pengajuan, (misalnya: Permohonan Pinjaman Gaji).
4. Date: Masukkan tanggal pengajuan pinjaman.
5. Amount: Masukkan nominal pinjaman yang diajukan, (contoh: 500.000).
6. Total Installment: Masukkan jumlah cicilan pengembalian, misalnya: 2 (berarti akan dicicil 2 kali).
7. Content: Jelaskan alasan pengajuan pinjaman, jumlah, serta kesediaan mencicil.
8. Attachment (Optional): Jika diperlukan, unggah dokumen pendukung seperti bukti kebutuhan atau surat permohonan.
9. Setelah semua data terisi, tekan Submit. Atau bisa klik Draft untuk menyimpan jenis permintaan, dan mengirimkannya nanti.
Contohnya bisa dilihat pada gambar di bawah ini.

Scroll ke bawah untuk melihat opsi berikutnya.

10. Jika konfirmasi permintaan berhasil, akan muncul pop-up notifikasi dengan pesan Created Data Request successfully!, Lalu klik OK.

Status persetujuan pada halaman Request Employee (Loan) akan ditampilkan sebagai "Approved" apabila permohonan izin atau request telah disetujui oleh atasan atau pihak yang berwenang. Jika permohonan masih dalam proses peninjauan, maka status akan muncul sebagai "Pending", sesuai dengan tahapan proses yang sedang berlangsung.

Status: Pending.

Status: Approved.

6. Tutorial Pengajuan Permohonan Izin (Attendance) pada Menu Request.

Attendance adalah fitur yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan, termasuk waktu masuk (clock in) dan pulang (clock out). Sistem ini membantu perusahaan memantau kedisiplinan, mengelola jam kerja, dan menjadi dasar dalam perhitungan gaji serta evaluasi kinerja. Jika terjadi kesalahan atau kendala saat absen seperti lupa absen atau gangguan teknis karyawan dapat mengajukan permohonan koreksi melalui fitur attendance, agar data kehadiran tetap akurat dan dapat dipertanggung jawabkan.

Langkah-langkah Cara Pengajuan Koreksi Jam Masuk:

1. Select Employee: Pilih nama karyawan yang akan mengajukan permohonan koreksi jam masuk.
2. Select Type: Pilih jenis request yaitu Attendance.
3. Title: Isi judul permohonan, (contoh: Permohonan Koreksi Jam Masuk.).
4. Date: Pilih tanggal kejadian saat lupa atau terlambat absen masuk.
5. Clock Type: Pilih Clock In untuk absen masuk (atau Clock Out jika keluar).
6. Clock Time: Isi jam kedatangan sebenarnya, misalnya: 08.00.
7. Content: Tuliskan alasan tidak melakukan absen, misalnya gangguan jaringan, dan sertakan permintaan koreksi data kehadiran.
8. Attachment (Optional): Unggah bukti pendukung seperti tangkapan layar lokasi, jika diperlukan.
9. Setelah semua data terisi, tekan Submit. Atau bisa klik Draft untuk menyimpan jenis permintaan, dan mengirimkannya nanti.
Contohnya bisa dilihat pada gambar di bawah ini.

Scroll ke bawah untuk melihat opsi berikutnya.

10. Jika konfirmasi permintaan berhasil, akan muncul pop-up notifikasi dengan pesan Created Data Request successfully!, Lalu klik OK.

Status persetujuan pada halaman Request Employee (Attendance) akan ditampilkan sebagai "Approved" apabila permohonan izin atau request telah disetujui oleh atasan atau pihak yang berwenang. Jika permohonan masih dalam proses peninjauan, maka status akan muncul sebagai "Pending", sesuai dengan tahapan proses yang sedang berlangsung.

Status: Pending.

Status: Approved.

Langkah Mengedit dan Menghapus Menu Request pada Time Management.

Proses mengatur permintaan yang telah diajukan melalui sistem, termasuk memperbarui data jika ada perubahan (Edit) atau membatalkan permintaan yang tidak jadi diajukan (Delete). Fitur ini memudahkan Pengguna/Admin untuk menjaga data tetap akurat dan sesuai kebutuhan.
Untuk mengelola request, klik ikon titik tiga di sebelah kanan pada kolom "Action".

Pilih "Edit" untuk mengubah data request jika diperlukan.
Pilih "Delete" untuk menghapus request yang tidak jadi diajukan atau sudah tidak diperlukan.